Los recursos propios forman la reserva general del sistema a partir de la cual se puede desarrollar su conducta para alcanzar sus objetivos reales. Las acciones específicas que se llevan a cabo las realizan sus componentes, sus partes o sus subsistemas.
¿Cuáles son los subsistemas? Una forma de determinarlos podría ser a través del organismo que muestra las diferentes unidades administrativas (siempre que se dé en ellos el principio de la recursividad) en que se ha dividido el sistema, tomando así las ventajas de la división del trabajo o diferenciación y de la especialización. Así tenemos las divisiones, los departamentos, las secciones, etc. Sin embargo, un cuidadoso examen del sistema puede indicarnos que esos pueden no ser los componentes reales, aunque posean títulos que en un principio nos llevarán a tomarlos como tales. Por ejemplo, en las empresas industriales podemos encontrar fácilmente un departamento de producción, lo que nos hace pensar que es allí donde se desarrolla toda la función convertidora del sistema. Otro departamento puede denominarse comercialización, y esto también nos puede llevar a pensar que es allí donde se dirige y administra la corriente de salida.
Ahora, supongamos que nos encontramos en una empresa que fabrica según pedido (es decir, que el producto se hace de acuerdo a las características solicitadas por los clientes). En este caso ¿no debe estar presente, en el momento de la venta, el equipo de producción para aceptar o no las peticiones del cliente en función de las capacidades y recursos con que cuenta el sub sistema? Aquí, indudablemente la venta depende de producción; luego, es posible que ambos subsistemas sean en realidad uno solo. Por estas razones, la estructura organizacional tradicional con sus funciones de comercialización, producción, adquisiciones, financieras, relaciones industriales, etc. no es una buena ayuda para el investigador de sistemas que pretende definir las partes de ese sistema, quien debe utilizar otro criterio. Este puede ser, de acuerdo con Churchman, observar las "misiones", "los trabajos" o "las actividades" básicas, es decir, la división racional de las tareas que el sistema debe llevar a cabo.
Así, por ejemplo, para la municipalidad de una ciudad, sus actividades básicas consisten en limpieza y sanidad, cuidado y reparación de calles y veredas, controles de tránsito y del comercio, salud y seguridad pública, etc. Por lo tanto, un investigador de sistemas interesado en estudiar las partes del sistema municipal, podrá enumerar estas misiones, trabajos o actividades y en seguida colocar bajo cada una de ellas las diferentes oficinas, agencias, organismos e instituciones, sin preocuparse de su nombre (salvo que todos son municipales) y definir así las partes y sus integrantes. Es posible que un organismo forme parte de más de un subsistema. Por ejemplo, la fuerza de carabineros es parte, sin duda alguna, del subsistema encargado de la seguridad pública. Sin embargo, ese mismo organismo participa en el control del tráfico.
Si un analista de sistemas desea ubicar y definir el subsistema educacional dentro del sistema de gobierno de un país, comprenderá rápidamente que esta función no sólo se lleva a cab o dentro de los límites de un ministerio de educación. También se encuentran comprometidos en actividades educacionales otros departamentos (y ministerios) a través del entrenamiento y capacitación de su personal y del público en general, ya sea a través de folletos, cursos cortos, programas de TV, etc. Por lo tanto, la evaluación social de las tareas o actividades educacionales no puede efectuarse solamente dentro de las líneas departamentales tradicionales.
En esta tarea de identificar las partes o componentes del todo, es probable que el analista encuentre problemas serios, especialmente con aquellas personas que dirigen los departamentos o unidades administrativas del sistema. El director de una unidad de la línea tradicional, tiene claramente definidos sus sistemas particulares y lo distingue del todo; debe sostener batallas en defensa de su unidad, ya sea en términos de presupuestos o en términos de personal; aún más, su trabajo o su participación es evaluada normalmente en términos de la conducta de su departamento. Y esto no sucede sólo con el jefe del departamento, sino también con las personas que participan dentro de él.
Existe generalmente una identificación entre los individuos y su unidad de trabajo y aún es posible que, a través del desarrollo de las organizaciones informales, estos departamentos solidifiquen sus fronteras, aislándose del exterior, es decir, de los otros componentes del sistema. Por ejemplo, en las universidades esto sucede frecuentemente. El estudio de las matemáticas aparece hoy día, prácticamente en todos los programas de estudio de las diferentes carreras; sin embargo, es el departamento de matemáticas el que define lo que estas materias significan, la forma en que deben impartirse y los niveles que deben alcanzarse en cada caso.
En general las unidades administrativas del sistema buscan la máxima independencia por razones de orgullo, poder, status, etcétera.
¿Por qué debe ser tan persistente el investigador de sistemas en hablar de misión en vez de departamento? Simplemente porque al hablar de misión y analizarla, él puede estimar el valor de una actividad para el sistema total, lo que no es posible lograr a través de la estimación de la realización de un departamento (o de su valor). El debe saber si la actividad de un componente del sistema es mejor que otra. Pero si la actividad de ese departamento sirve para otras misiones, es posible que no se pueda distinguir su contribución real.
Otra pregunta que se debe plantear es ¿para qué necesitamos componentes? El ideal para el analista sería que todo fuera una unidad, que existiera sólo el sistema, sin tener que dividirlo en subsistemas. Pero esto es imposible. En consecuencia, la razón real para la separación del sistema en componentes (desde el punto de vista del análisis del sistema) es para proveer al investigador con el tipo de información necesario para diagnosticar apropiadamente el sistema y decir lo que haya que hacer después.
Desde el punto de vista de las misiones del sistema puede ser útil indicar aquí las diferentes funciones que debe llevar a cabo un sistema para sobrevivir (constituye la misión más importante del sistema total). Katz y Kahn en un interesante estudio de la conducta de las organizaciones desde el punto de vista de la teoría de sistemas, distinguen cinco misiones fundamentales. Ellas son:
1. La misión de producción. Es decir, la conversión de la energía en el bien y/o servicio característico del sistema.
2. La misión de apoyo. Es decir, las funciones por las cuales se provee de suficiente energía al proceso de producción; la función de "comerciar" la corriente de salida en el medio y así originar las nuevas corrientes de entrada (el ciclo de actividad y las funciones de legalización del sistema en su medio).
3. La misión de mantención. Es decir, las funciones destinadas a lograr que los componentes del sistema permanezcan dentro del sistema, cuando éste los requiere, tanto física como psicológicamente.
4. La misión de adaptación. Es decir, las funciones destinadas a observar los cambios que se suceden en el medio, predecir las consecuencias que éstos tendrán para el sistema y proponer las medidas necesarias para adaptar el sistema a las nuevas condiciones del medio.
5. La misión de dirección. Es decir, el gobierno del sistema, la coordinación de los subsistemas, la adjudicación de los recursos entre ellos, todo esto para cumplir la misión (o las misiones) general del sistema total.
Observando a la organización tradicional desde el punto de vista de estas misiones, se comprende claramente la incongruencia que existe entre estas dos divisiones del sistema. Por ejemplo, observemos al subsistema de apoyo, y sólo una de sus actividades: la adquisición de la corriente de entrada. Inmediatamente, cuando queremos traducir esto a las unidades formales y clásicas de la estructura de la empresa, pensamos en la oficina de adquisiciones, la encargada normalmente de comprar materia prima y equipos, unidad que, efectivamente, pertenece a este subsistema o componente del sistema. Sin embargo, los materiales y equipos son sólo una de las corrientes de entrada.
Existen otras: la que provee de recursos financieros, la que obtiene los recursos humanos, etc. Luego, el subsistema de apoyo (en esta "submisión" de adquirir la corriente de entrada) debe estar integrado también por todas aquellas unidades o partes de ella que se encargan de comerciar y lograr los préstamos bancarios; por las cajas que recolectan el dinero, producto de las. ventas, etc. En general, pensando en el mecanismo de "Usos y Fuentes de Fondos", se integrarían a ellas todos aquellos departamentos a través de los cuales se obtienen los fondos; a la división de relaciones industriales, toda la oficina encargada de la selección y contratación de personal. Podemos ver entonces que, para "armar" al subsistema de apoyo, (repetimos, sólo en su aspecto de proveedor de la corriente de entrada) debe realizarse un corte horizontal a través de todas o la mayoría de las divisiones tradicionales en que se estructuran hoy en día las empresas y, en general, los sistemas sociales.
Hace un par de años atrás, nos parece que en el MIT (Massachusetts Institute of Technology), se estudiaba una nueva forma de estructurar las unidades administrativas en un sistema social (especialmente a nivel de producción). Estas unidades específicas eran prácticamente autónomas e independientes. Se operaba con "proyectos" o "tareas" y cuando surgía uno de éstos, sencillamente se armaba el componente juntando varias de estas unidades independientes, que así operaban hasta que terminaba el proyecto o bien eran reemplazadas por otras, para pasar a integrar otro subsistema con otra misión.
Espero haber ayudado en algo. Hasta la próxima oportunidad!
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