miércoles, 3 de julio de 2013

La dirección del sistema



Si revisamos lo que hasta ahora ha hecho nuestro analista con el fin de definir con precisión lo que es un sistema total, observaremos que ha definido sus objetivos reales, (es decir, aquellos que determinan la actuación del sistema). Enseguida se enfrentó con el problema de determinar el medio que rodea al sistema, lo que, sin duda, le sirve para conocer la extensión de su unidad de análisis. En tercer lugar examinó los recursos reales y potenciales con que cuenta el sistema para conseguir sus objetivos y, finalmente, como vimos en el punto anterior, procedió a definir las partes, componentes o subsistemas que constituyen el sistema. Ahora ha llegado al último paso, en esta tarea, la administración o dirección del sistema.



Para los efectos del analista de sistemas, esta es aquella parte en donde se generan los planes para el sistema. Es su "inteligencia" y su central de decisiones. Allí es donde se consideran todos los aspectos que hemos discutido en los puntos anteriores. La dirección fija los objetivos de los componentes, distribuye los recursos y controla la actuación y el com portamiento del sistema.

Ahora puede aparecer algo paradojal para el investigador de sistemas. Después del trabajo realizado, puede pensar que si él ha sido el que ha estado trabajando en la construcción del modelo, si han sido sus análisis los que han determinado los objetivos del mismo, el medio, los recursos y los componentes. ¿Acaso entonces no es él el administrador? ¿Debería "amotinarse y hacerse cargo de la dirección con la ayuda de todas sus técnicas y sistemas? ".

La verdad es que esto no es así, y él no lo desea tampoco. El es un hombre de ideas, no un hombre de acción. Este último debe correr riesgos y si fracasa no sólo puede ser expulsado de la organización, sino que también puede quedar arruinado. Nuestro investigador de sistemas toma riesgos individuales. Si él fracasa, no tiene que responsabilizarse por el fracaso de todo el sistema.


La administración del sistema no sólo debe generar los planes que éste debe desarrollar, sino también asegurarse de que los planes sean implementados de acuerdo con las ideas originales. Y si no es así, debe determinar el por qué. Esta actividad se conoce generalmente bajo el término de control, aunque la palabra en sí encierre un sentido negativo. Estamos acostumbrados a la idea de control coercitivo, como alguien señalaba, al control del carabinero, que está presto a castigar a quien no cumple. Sin embargo, el concepto moderno de control (especialmente el desarrollado por la ciencia de la información y del control, la cibernética) lo plantea más bien en el sentido del piloto que controla la dirección del avión. Así, gran parte del control dentro del sistema opera a través del principio de excepción, de modo que la administración no interfiere en las actividades de las partes componentes a menos que la conducta de éstos evidencie una desviación demasiado grande de los planes. 



Sin embargo, el control no sólo significa el examen del correcto desarrollo de los planes y metas señaladas, sino que también implica su evaluación y los consecuentes cambios de planes y metas. Estos cambios constituyen uno de los aspectos más críticos de la administración de sistemas, porque nadie puede decir que se han fijado objetivos correctos, o se ha definido el medio en forma precisa, si se han determinado bien los objetivos y la definición de los componentes. Siempre es probable que se haya escapado algo, que se haya cometido un error, o que se hayan sobrevaluado ciertos recursos. Por lo tanto, la administración del sistema debe recibir informaciones tales que le indiquen cuando su concepto y definición de sistema es errado y debe ser cambiado.




El capitán de un barco, siguiendo la comparación que hace N. Wiener entre esta función de la administración y el gobierno de un barco, tiene la responsabilidad de asegurar que el barco llegará a su puerto de destino dentro de un tiempo prescrito y de acuerdo con un plan de navegación (escalas).

Este es el objetivo general del sistema. Su actuación se medirá en términos de esa meta. El medio del barco es el conjunto de condiciones extemas que la nave debe enfrentar: el tiempo, la dirección del viento, la fuerza de las olas, las corrientes marinas, etc. Desde el punto de vista del capitán, también puede considerarse parte del medio la actuación de las máquinas y la tripulación, ya que éstos se encuentran dados durante el viaje (y siempre que la respuesta a la primera pregunta - ¿ Puedo hacer algo? - sea negativa, y la de la segunda pregunta - ¿Tiene relación con mi objetivo? - sea afirmativa). Los recursos del barco son las máquinas, la tripulación, el combustible. Los componentes del sistema son las misiones de la sala de máquina, las misiones de mantención (de máquinas y hombres) de vigilancia, etc. El capitán del barco, como administrador general, da el plan para las operaciones de la nave y vigila su desarrollo correcto.
El posee varios sistemas de informaciones dentro del barco que le informan si han ocurrido y dónde han ocurrido desviaciones del plan fijado. Su tarea es determinar el por qué, evaluar el comportamiento de la nave y luego, si es necesario, modificar los planes si la información de que dispone le indica que es aconsejable hacerlo. Esto equivale, como hemos visto anteriormente, a un sistema con circuito cerrado con retroalimentación negativa (generalmente). Un problema central para este tipo de control es la velocidad a que debe fluir la información para que este sistema sea operativo. Cualquiera que haya dirigido una embarcación en un mar "picado" reconocerá que si uno responde en forma demasiado rápida o, al revés, demasiado lenta ante la acción de una ola, se le presentarán problemas. Lo que requiere es una retroalimentación en circuito cerrado que permita al administrador reaccionar a los cambios de las variables externas (o del medio) de una manera óptima.



Espero haber ayudado en algo. Hasta la próxima oportunidad!   



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